Guía para dentistas
Recordatorios de cita para clínicas dentales
Cuándo avisar al paciente, por qué canal, cómo confirma su asistencia y qué puede decir un recordatorio sin exponer datos de salud.
Revisado el .
En resumen
- Un recordatorio a tiempo evita olvidos y le da al paciente la ocasión de avisar si no puede venir, con margen para dar el hueco a otro.
- Dos avisos cubren lo importante: uno una semana antes, para reorganizar si hace falta, y otro el día anterior, contra los olvidos.
- Lo más útil es que el paciente pueda confirmar o avisar de que no va desde el propio mensaje.
- El recordatorio no necesita decir el motivo de la cita: con la fecha, la hora y la clínica basta, y así no expone datos de salud.
Por qué recordar las citas
Un hueco que se queda vacío en la agenda es tiempo de gabinete que no se recupera. Muchas ausencias no son voluntarias: el paciente se olvidó de la cita o no encontró el momento de llamar para cambiarla.
Un recordatorio con antelación le da la ocasión de confirmar o de avisar de que no puede venir, y a la clínica, la de ofrecer ese hueco a otro paciente.
Cuándo enviarlos
Una semana antes
Da margen para cambiar la cita y para llenar el hueco si el paciente no puede venir.
El día anterior
Es el que evita los olvidos del último momento.
Si el paciente ya confirmó con el primer aviso, el segundo le sirve solo de recordatorio: no hace falta volver a preguntarle.
Por qué canal
Tiene espacio para todo lo útil: la fecha y la hora, la dirección con un enlace al mapa, el teléfono de la clínica y los botones para confirmar o avisar de que no se va.
SMS
Llega aunque el paciente no mire el correo, y sirve para quien no tiene email. Tiene poco espacio, así que funciona mejor un texto corto con un enlace para confirmar.
Qué debe decir un recordatorio
Lo que sobra es el tratamiento o el motivo de la cita. La Agencia Española de Protección de Datos pide dar «la mínima información posible para identificar la cita» y no mencionar síntomas, enfermedades ni tratamientos: es un dato de salud que puede leer cualquiera que vea el móvil o el correo del paciente.
- La fecha y la hora de la cita.
- El nombre de la clínica y cómo llegar.
- Un teléfono para cambiar la cita.
- Una forma sencilla de confirmar o de avisar de que no se va a ir.
Qué hacer con las respuestas
Una cita confirmada es una preocupación menos. Cuando el paciente avisa de que no puede venir, lo mejor es llamarle para darle otra fecha y aprovechar el hueco con alguien de la lista de espera.
Conviene que un «no puedo ir» no anule la cita solo: un clic por error dejaría un hueco sin que nadie lo sepa. Mejor que llegue a la clínica como aviso y que sea la clínica quien reorganice.
Cómo lo hace tuuth
- Manda un email a cada paciente con cita una semana antes y otro el día anterior, por la mañana, sin que la clínica tenga que programar nada.
- El paciente confirma con un clic y la cita queda marcada como confirmada.
- Si pulsa «No voy a poder venir», la cita no se anula sola: la clínica recibe un aviso para llamarle y reorganizar la agenda.
- Si ya confirmó en el primer aviso, el del día anterior no le vuelve a preguntar.
- El recordatorio no dice el motivo de la cita: solo la fecha, la hora, la clínica, cómo llegar y su teléfono.
Los recordatorios por email van incluidos. Como complemento opcional, el aviso de una semana puede ir por SMS en vez de por email, con un enlace para confirmar, con créditos que compras solo cuando los necesitas. El del día anterior va siempre por email.
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¿Cuándo manda tuuth los recordatorios de cita?
Una semana antes de la cita y el día anterior, por la mañana, a cada paciente que tenga email. No hay que programar nada: salen solos para todas las citas de la agenda.
¿Qué pasa si el paciente dice que no puede venir?
La cita no se anula sola, para que un clic por error no deje un hueco. El paciente ve un mensaje que le pide llamar a la clínica, y la clínica recibe un email para llamarle y reorganizar la agenda.
¿Y si el paciente no tiene email?
El recordatorio por email no le llega. Con el complemento de SMS, el aviso de una semana antes le llega al móvil, con un enlace para confirmar.
¿Necesito el consentimiento del paciente para recordarle su cita?
No para el recordatorio. La Agencia Española de Protección de Datos admite usar el teléfono que dio el paciente para recordarle una cita, por llamada o por mensaje, porque forma parte de la asistencia; conviene informarle de ello al recoger sus datos. Otra cosa es escribirle para que vuelva a una revisión o mandarle publicidad: eso necesita su consentimiento o un interés legítimo, informándole y dándole opción a oponerse.
¿Un recordatorio de cita es publicidad?
Un recordatorio de una cita ya concertada no promociona nada, así que no encaja en la definición de comunicación comercial de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información. Deja de ser un simple recordatorio si añade ofertas o invita a pedir otros servicios: entonces se aplican las reglas de las comunicaciones comerciales (artículo 21 de esa ley).
¿Qué no debe decir un recordatorio de cita?
El motivo de la cita. La Agencia Española de Protección de Datos pide la mínima información para identificarla (día, hora y centro) y no mencionar síntomas, enfermedades ni tratamientos. También hay que cuidar que el mensaje no llegue a otras personas, por ejemplo a un grupo en lugar de al paciente.
Normativa y fuentes
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Esta guía resume buenas prácticas y la normativa de protección de datos aplicable; no sustituye el asesoramiento de tu delegado de protección de datos o de tu asesoría.