Cómo pasar de Gesden a tuuth

¿Qué Gesden tienes?

Cada uno se hace de una forma. ¿No sabes cuál tienes? Si hay un ordenador que hace de servidor y Gesden se abre desde el escritorio, es G5. Si entras con una dirección en el navegador, es Gesden One: quien os lleva la informática o el soporte de Infomed te dirá dónde está la base de datos.

Qué te llevas

• Los pacientes: nombre, DNI, fecha de nacimiento, teléfonos, email, dirección, notas y su número de historia.
• Sus alertas y su medicación, en la historia médica. Las alergias y los anticoagulantes, además, en el aviso que se ve en toda la ficha.
• Tu tarifa: cada tratamiento de tu catálogo, con su precio.
• El historial: lo hecho y lo pendiente, con pieza, fecha, profesional, precio y notas, en el odontograma de cada paciente. Y las anotaciones.
• La agenda: las citas pasadas y las que tengas por delante, repartidas entre tu equipo y tus gabinetes.
• Lo que cada paciente te debía en Gesden, en sus notas.

Qué se queda en Gesden

Las facturas y los cobros ya emitidos: tuuth empieza su propia numeración, y lo facturado allí no se vuelve a facturar. Las radiografías y los documentos escaneados, que Gesden guarda fuera de la base de datos. Y los consentimientos firmados.

Conserva tu última copia de seguridad de Gesden: la historia clínica se guarda al menos cinco años desde el alta, y la documentación de las facturas, seis.

Antes de empezar

No hace falta tocar nada dentro de Gesden ni instalar nada: el programa solo lee la base de datos. Necesitas:

• Una cuenta de tuuth. La importación la hace la persona titular de la cuenta, desde Ajustes › Importar datos.
• Poder usar el ordenador donde está la base de datos de Gesden, normalmente el servidor. Si no sabes cuál es, pregúntaselo a quien os lleva la informática.
• Unos minutos: sacar los datos es rápido, y la importación de una clínica grande tarda unos minutos más.

Paso a paso

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   Descarga el programa de exportación

   En tuuth, entra en Ajustes › Importar datos y pulsa «Descargar el programa de exportación». Es un ZIP pequeño con tres ficheros: el programa, un lanzador y unas instrucciones.

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   Ejecútalo en el servidor de Gesden

   Copia el ZIP a ese ordenador, descomprímelo y haz doble clic en «Exportar Gesden para tuuth».

   • Si Windows avisa de que el programa viene de Internet, pulsa «Más información» y después «Ejecutar de todas formas».
   • El programa encuentra solo la base de datos de Gesden. Si hay varias, te pregunta cuál es la de la clínica.
   • Si Windows no tiene permiso para leerla, te pide un usuario de SQL Server: te lo puede dar quien os instaló Gesden.
   • Al terminar deja en el Escritorio un fichero llamado «gesden-para-tuuth» con la fecha.
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   Súbelo y revisa la vista previa

   En Ajustes › Importar datos, elige ese fichero y pulsa «Subir y revisar». Todavía no se guarda nada: ves cuántos pacientes, tratamientos y citas hay, y decides cómo se traen.

   • Con qué tarifa se ponen los precios.
   • Qué hacer con cada estado de tratamiento de Gesden (hecho, pendiente o no traer), con ejemplos de cada uno.
   • Si te traes las citas desde hoy.
   • Qué persona de tu equipo lleva cada columna de la agenda y a qué gabinete van las citas. Si alguien aún no está en tuuth, añádelo en Equipo antes de importar.
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   Importa

   Pulsa «Importar». En una clínica grande tarda unos minutos, y puedes cerrar la página mientras tanto. Al terminar ves un resumen de lo que ha entrado y de lo que se ha quedado fuera, con el motivo.

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   Comprueba, y deshaz si hace falta

   Abre algunas fichas y su odontograma: lo que ya se facturó en Gesden sale marcado como «Gesden». Si algo no te convence, «Deshacer la importación» quita todo lo que trajo, y nada de lo que ya tenías, durante 30 días y mientras no hayas trabajado sobre lo importado.

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   Borra el fichero

   Lleva los datos de salud de tus pacientes: bórralo del ordenador cuando termines, y no lo mandes por email.

El día del cambio

• Haz antes una importación de prueba sin las citas desde hoy, revísala y deshazla: así ves cómo quedará todo sin comprometer nada.
• El día que cambias, al cerrar la consulta, deja de dar citas en Gesden, vuelve a sacar los datos y haz la importación definitiva, esta vez con las citas desde hoy.
• Desde ese momento la agenda está en tuuth y tuuth manda los recordatorios de esas citas. Si Gesden también los enviaba, desactívalos allí para que nadie reciba dos.

Si usas Gesden One en la nube

En los datos de tus pacientes, la responsable eres tú y tu proveedor es quien los trata por encargo tuyo. El Reglamento General de Protección de Datos le obliga a devolvértelos cuando termina el servicio, si así lo eliges. Pídeselos a Infomed por escrito, antes de dar de baja Gesden One.

Pide la base de datos completa de tu clínica: nos sirve una copia de seguridad de SQL Server (un fichero .bak) o una exportación de todas sus tablas en CSV. Cuando la tengas, escríbenos desde Soporte en tuuth: te decimos cómo hacérnosla llegar de forma segura y la importamos contigo.

Un modelo de solicitud, para copiar y completar

Asunto: Solicitud de copia de los datos de mi clínica

Hola:

Como responsable del tratamiento de los datos de [nombre de la clínica] (CIF [CIF]), os pido una copia completa de la base de datos de nuestra clínica en Gesden One, conforme al artículo 28.3.g del Reglamento General de Protección de Datos y a nuestro contrato de encargo de tratamiento.

Nos sirve una copia de seguridad de SQL Server (fichero .bak) o una exportación de todas las tablas en CSV. Indicadnos, por favor, cómo y cuándo podremos recibirla.

Gracias.

[Nombre y cargo]

Normativa y fuentes

• Reglamento General de Protección de Datos, artículo 28.3.g: el encargado devuelve los datos al terminar el servicio
• Ley 41/2002, artículo 17: conservación de la documentación clínica
• Código de Comercio, artículo 30: conservación de la documentación del negocio

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