Guia per a dentistes
Recordatoris de cita per a clíniques dentals
Quan avisar el pacient, per quin canal, com confirma la seva assistència i què pot dir un recordatori sense exposar dades de salut.
Revisat el .
En resum
- Un recordatori a temps evita oblits i dona al pacient l'ocasió d'avisar si no pot venir, amb marge per donar el forat a un altre.
- Dos avisos cobreixen el més important: un una setmana abans, per reorganitzar si cal, i un altre el dia anterior, contra els oblits.
- El més útil és que el pacient pugui confirmar o avisar que no hi va des del mateix missatge.
- El recordatori no necessita dir el motiu de la cita: amb la data, l'hora i la clínica n'hi ha prou, i així no exposa dades de salut.
Per què recordar les cites
Un forat que queda buit a l'agenda és temps de gabinet que no es recupera. Moltes absències no són voluntàries: el pacient es va oblidar de la cita o no va trobar el moment de trucar per canviar-la.
Un recordatori amb antelació li dona l'ocasió de confirmar o d'avisar que no pot venir, i a la clínica, la d'oferir aquest forat a un altre pacient.
Quan enviar-los
Una setmana abans
Dona marge per canviar la cita i per omplir el forat si el pacient no pot venir.
El dia anterior
És el que evita els oblits d'última hora.
Si el pacient ja ha confirmat amb el primer avís, el segon li serveix només de recordatori: no cal tornar-li a preguntar.
Per quin canal
Correu electrònic
Té espai per a tot el que és útil: la data i l'hora, l'adreça amb un enllaç al mapa, el telèfon de la clínica i els botons per confirmar o avisar que no s'hi anirà.
SMS
Arriba encara que el pacient no miri el correu, i serveix per a qui no té correu electrònic. Té poc espai, així que funciona millor un text curt amb un enllaç per confirmar.
Què ha de dir un recordatori
- La data i l'hora de la cita.
- El nom de la clínica i com arribar-hi.
- Un telèfon per canviar la cita.
- Una manera senzilla de confirmar o d'avisar que no s'hi anirà.
El que sobra és el tractament o el motiu de la cita. L'Agència Espanyola de Protecció de Dades demana donar «la mínima informació possible per identificar la cita» i no esmentar símptomes, malalties ni tractaments: és una dada de salut que pot llegir qualsevol que vegi el mòbil o el correu del pacient.
Què fer amb les respostes
Una cita confirmada és una preocupació menys. Quan el pacient avisa que no pot venir, el millor és trucar-li per donar-li una altra data i aprofitar el forat amb algú de la llista d'espera.
Convé que un «no hi puc anar» no anul·li la cita tot sol: un clic per error deixaria un forat sense que ningú ho sàpiga. Millor que arribi a la clínica com a avís i que sigui la clínica qui reorganitzi.
Com ho fa tuuth
- Envia un correu electrònic a cada pacient amb cita una setmana abans i un altre el dia anterior, al matí, sense que la clínica hagi de programar res.
- El pacient confirma amb un clic i la cita queda marcada com a confirmada.
- Si prem «No podré venir», la cita no s'anul·la sola: la clínica rep un avís per trucar-li i reorganitzar l'agenda.
- Si ja ha confirmat en el primer avís, el del dia anterior no li torna a preguntar.
- El recordatori no diu el motiu de la cita: només la data, l'hora, la clínica, com arribar-hi i el seu telèfon.
Els recordatoris per correu electrònic estan inclosos. Com a complement opcional, l'avís d'una setmana pot anar per SMS en lloc de per correu electrònic, amb un enllaç per confirmar, amb crèdits que compres només quan els necessites. El del dia anterior va sempre per correu electrònic.
Prova tuuth 7 dies gratis →Preguntes freqüents
Quan envia tuuth els recordatoris de cita?
Una setmana abans de la cita i el dia anterior, al matí, a cada pacient que tingui correu electrònic. No cal programar res: surten sols per a totes les cites de l'agenda.
Què passa si el pacient diu que no pot venir?
La cita no s'anul·la sola, perquè un clic per error no deixi un forat. El pacient veu un missatge que li demana trucar a la clínica, i la clínica rep un correu electrònic per trucar-li i reorganitzar l'agenda.
I si el pacient no té correu electrònic?
El recordatori per correu electrònic no li arriba. Amb el complement d'SMS, l'avís d'una setmana abans li arriba al mòbil, amb un enllaç per confirmar.
Necessito el consentiment del pacient per recordar-li la cita?
No per al recordatori. L'Agència Espanyola de Protecció de Dades admet fer servir el telèfon que va donar el pacient per recordar-li una cita, per trucada o per missatge, perquè forma part de l'assistència; convé informar-lo d'això en recollir les seves dades. Una altra cosa és escriure-li perquè torni a una revisió o enviar-li publicitat: això necessita el seu consentiment o un interès legítim, informant-lo i donant-li l'opció d'oposar-s'hi.
Un recordatori de cita és publicitat?
Un recordatori d'una cita ja concertada no promociona res, així que no encaixa en la definició de comunicació comercial de la Llei de serveis de la societat de la informació. Deixa de ser un simple recordatori si hi afegeix ofertes o convida a demanar altres serveis: llavors s'apliquen les regles de les comunicacions comercials (article 21 d'aquesta llei).
Què no ha de dir un recordatori de cita?
El motiu de la cita. L'Agència Espanyola de Protecció de Dades demana la mínima informació per identificar-la (dia, hora i centre) i no esmentar símptomes, malalties ni tractaments. També cal vigilar que el missatge no arribi a altres persones, per exemple a un grup en lloc del pacient.
Normativa i fonts
Més guies per a clíniques dentals
Aquesta guia resumeix bones pràctiques i la normativa de protecció de dades aplicable; no substitueix l'assessorament del teu delegat de protecció de dades o de la teva assessoria.