Com passar de Gesden a tuuth

Quin Gesden tens?

Cadascun es fa d'una manera. No saps quin tens? Si hi ha un ordinador que fa de servidor i Gesden s'obre des de l'escriptori, és G5. Si hi entres amb una adreça al navegador, és Gesden One: qui us porta la informàtica o el suport d'Infomed et dirà on és la base de dades.

Què t'emportes

• Els pacients: nom, DNI, data de naixement, telèfons, correu electrònic, adreça, notes i el seu número d'història.
• Les seves alertes i la seva medicació, a la història mèdica. Les al·lèrgies i els anticoagulants, a més, a l'avís que es veu a tota la fitxa.
• La teva tarifa: cada tractament del teu catàleg, amb el seu preu.
• L'historial: el que s'ha fet i el que està pendent, amb peça, data, professional, preu i notes, a l'odontograma de cada pacient. I les anotacions.
• L'agenda: les cites passades i les que tinguis per davant, repartides entre el teu equip i els teus gabinets.
• El que cada pacient et devia a Gesden, a les seves notes.

Què es queda a Gesden

Les factures i els cobraments ja emesos: tuuth comença la seva pròpia numeració, i el que s'hi va facturar no es torna a facturar. Les radiografies i els documents escanejats, que Gesden desa fora de la base de dades. I els consentiments signats.

Conserva la teva última còpia de seguretat de Gesden: la història clínica es conserva com a mínim cinc anys des de l'alta, i la documentació de les factures, sis.

Abans de començar

No cal tocar res dins de Gesden ni instal·lar res: el programa només llegeix la base de dades. Necessites:

• Un compte de tuuth. La importació la fa la persona titular del compte, des de Configuració › Importar dades.
• Poder fer servir l'ordinador on hi ha la base de dades de Gesden, normalment el servidor. Si no saps quin és, pregunta-ho a qui us porta la informàtica.
• Uns minuts: treure les dades és ràpid, i la importació d'una clínica gran triga uns minuts més.

Pas a pas

1. 1

   Descarrega el programa d'exportació

   A tuuth, entra a Configuració › Importar dades i prem «Descarrega el programa d'exportació». És un ZIP petit amb tres fitxers: el programa, un llançador i unes instruccions.

2. 2

   Executa'l al servidor de Gesden

   Copia el ZIP en aquest ordinador, descomprimeix-lo i fes doble clic a «Exportar Gesden para tuuth».

   • Si Windows avisa que el programa ve d'Internet, prem «Más información» i després «Ejecutar de todas formas».
   • El programa troba sol la base de dades de Gesden. Si n'hi ha diverses, et pregunta quina és la de la clínica.
   • Si Windows no té permís per llegir-la, et demana un usuari de SQL Server: te'l pot donar qui us va instal·lar Gesden.
   • En acabar deixa a l'Escriptori un fitxer anomenat «gesden-para-tuuth» amb la data.
3. 3

   Puja'l i revisa la vista prèvia

   A Configuració › Importar dades, tria aquest fitxer i prem «Puja i revisa». Encara no es desa res: veus quants pacients, tractaments i cites hi ha, i decideixes com es porten.

   • Amb quina tarifa es posen els preus.
   • Què cal fer amb cada estat de tractament de Gesden (fet, pendent o no portar), amb exemples de cadascun.
   • Si et portes les cites des d'avui.
   • Quina persona del teu equip porta cada columna de l'agenda i a quin gabinet van les cites. Si algú encara no és a tuuth, afegeix-lo a Equip abans d'importar.
4. 4

   Importa

   Prem «Importa». En una clínica gran triga uns minuts, i mentrestant pots tancar la pàgina. En acabar veus un resum del que ha entrat i del que s'ha quedat fora, amb el motiu.

5. 5

   Comprova-ho, i desfés-ho si cal

   Obre algunes fitxes i el seu odontograma: el que ja es va facturar a Gesden surt marcat com a «Gesden». Si alguna cosa no et convenç, «Desfés la importació» treu tot el que va portar, i res del que ja tenies, durant 30 dies i mentre no hagis treballat sobre el que s'ha importat.

6. 6

   Esborra el fitxer

   Conté les dades de salut dels teus pacients: esborra'l de l'ordinador quan acabis, i no l'enviïs per correu electrònic.

El dia del canvi

• Abans, fes una importació de prova sense les cites des d'avui, revisa-la i desfés-la: així veus com quedarà tot sense comprometre res.
• El dia que canvies, en tancar la consulta, deixa de donar cites a Gesden, torna a treure les dades i fes la importació definitiva, aquesta vegada amb les cites des d'avui.
• Des d'aquest moment l'agenda és a tuuth i tuuth envia els recordatoris d'aquestes cites. Si Gesden també els enviava, desactiva'ls allà perquè ningú no en rebi dos.

Si fas servir Gesden One al núvol

Pel que fa a les dades dels teus pacients, la responsable ets tu i el teu proveïdor és qui les tracta per encàrrec teu. El Reglament general de protecció de dades l'obliga a retornar-te-les quan s'acaba el servei, si així ho tries. Demana-les a Infomed per escrit, abans de donar de baixa Gesden One.

Demana la base de dades completa de la teva clínica: ens serveix una còpia de seguretat de SQL Server (un fitxer .bak) o una exportació de totes les seves taules en CSV. Quan la tinguis, escriu-nos des de Suport a tuuth: et diem com fer-nos-la arribar de manera segura i la importem amb tu.

Un model de sol·licitud, per copiar i completar

Assumpte: Sol·licitud de còpia de les dades de la meva clínica

Hola:

Com a responsable del tractament de les dades de [nom de la clínica] (CIF [CIF]), us demano una còpia completa de la base de dades de la nostra clínica a Gesden One, d'acord amb l'article 28.3.g del Reglament general de protecció de dades i amb el nostre contracte d'encàrrec de tractament.

Ens serveix una còpia de seguretat de SQL Server (fitxer .bak) o una exportació de totes les taules en CSV. Indiqueu-nos, si us plau, com i quan la podrem rebre.

Gràcies.

[Nom i càrrec]

Normativa i fonts

• Reglament general de protecció de dades, article 28.3.g: l'encarregat retorna les dades en acabar el servei
• Llei 41/2002, article 17: conservació de la documentació clínica
• Codi de comerç, article 30: conservació de la documentació del negoci

Més guies per a clíniques dentals

• VeriFactu per a clíniques dentals →
• Control horari en clíniques dentals →
• Recordatoris de cita per a clíniques dentals →